A la hora de realizar una auditoria en tu compañía, utilizar una checklist como apoyo para analizar cada detalle, es un método esencial a la hora de preparar y planificar el análisis de todos los procesos de una empresa.
Esta checklist deberá contener todas aquellas preguntas para las que Responsable de Calidad busca respuestas y así lograr la consecución de los objetivos marcados en la mejora continua de su sistema de gestión de la calidad; ya sea para la mejora o aseguramiento de un producto o un servicio.
Desde iAuditoria, desmigaremos los pasos que debes de seguir para realizar una checklist efectiva, y por otra parte enumeraremos las ventajas y desventajas de la utilización de este método. Una vez leído el artículo, podrás analizar si la utilización de una checklist es el mejor método para gestionar la auditoría interna de tu compañía.
¿Cómo preparo una checklist para una auditoría interna?
Para contarlo de la manera más sencilla posible dividiremos la explicación en etapas:
- Revisión de normativa: el primer paso debe ser revisar los requisitos que sean de aplicación tanto legales como contractuales, incluso si son requisitos de tus clientes.
- Recopilación de datos: tras revisar los requisitos, deberemos recopilar datos sobre el funcionamiento actual de tu compañía:
- Resultados y conclusiones de auditorías anteriores
- Feedback de los clientes
- Análisis del rendimiento de todos los procesos de fabricación/prestación de servicios
- Seguimiento de las acciones llevadas a cabo para corregir errores del pasado.
- Cambios que hayan podido afectar al análisis de la calidad de los procesos.
- Reunión con los directivos de la empresa para revisar la recopilación de los datos y establecer las bases de la checklist que servirá para gestionar la auditoría interna.
- Redacción de la checklist: para realizar una revisión eficiente de todo el proceso de la auditoría, garantizando un análisis preciso del cumplimiento de los estándares de calidad, debe contener:
- Listado de preguntas: en el cual se reflejen los aspectos del funcionamiento de la compañía que son objeto de análisis.
- Genéricas: son aquellas que son transversales a todos los procesos de la empresa.
- Específicas: cada proceso, además de las preguntas genéricas deberán responder a preguntas que se adecúen a su naturaleza.
- Listado de procesos: cada auditoría es diferente y afecta a diversos procesos de una compañía, por lo que organizar la misma correctamente, asignándole las preguntas que le afectan, te permitirá ahorrar mucho tiempo y analizar sus datos de una manera eficiente.
- Diagrama de flujo: se deberá organizar las etapas de una auditoría, a través de una diagrama de flujo, que nos facilitará la consecución de los objetivos.
- Listado de preguntas: en el cual se reflejen los aspectos del funcionamiento de la compañía que son objeto de análisis.
Ventajas de usar checklist
- Es un sistema de organización eficiente de las etapas y contenidos de una auditoría interna.
- La objetividad es una de las mayores ventajas de este método, independientemente que auditor la realice, los resultados serán prácticamente los mismo.
- Objetivos fácilmente revisables para la recopilación de datos, reduciendo el riesgo de olvido de alguna pregunta a responder.
- Extracción de datos ordenada por procesos de manera sencilla
- Planificación de las etapas muy organizada y clara
- Reduce la complejidad de la elaboración del informe de la auditoría posterior.
- Permite utilizar la misma plantilla en momentos diferentes del tiempo para comparar los datos con auditorías anteriores.
Desventajas de usar checklist
- La organización cerrada de la checklist, en ocasiones puede limitar el análisis del auditor, ya que si se limita responder las preguntas de las checklist, situaciones anómalas pueden no ser analizadas de manera correcta.
- Una auditoría apoyándose en una checklist puede provocar tareas demasiado repetitivas e incluso duplicadas, lo que puede provocar la desmotivación del auditor, y por tanto, generar una pérdida de la eficiencia.
- Un enfoque tan centrado en las tareas de la checklist puede suponer una pérdida de la visión general de la empresa y del entorno.
Una vez explicadas las desventajas de este método muy utilizado en el día a día de un gran número de auditores, ¿crees que se puede convertir en un método efectivo y eficiente para la elaboración de las auditorias de calidad de tu compañía? Esperemos que este post allá servido de ayuda para despejar tus dudas.